שיבוץ עובדים לתפקידים באחוזי משרה, זיהוי פערי איוש, בדיקת גיבוי לכל תפקיד, והמלצות גיוס ושינוי תפקיד.
תפקידים במעקב0
מהם תפקידים חדשים0
נדרש במשרות0
מאויש בעובדים קיימים0
מתוכנן בגיוס עתידי0
פער שנותר0
ללא גיבוי בקיימים0
ללא איש קיים0
תלויים בגיוס0
עובדים בעומס יתר0
קיבולת פנויה0
הנתונים במסך הם טיוטה שיש לאמת
אחוזי המשרה הנדרשים והשיבוצים נגזרו מתמלול פגישת תכנון אחת, והם הנחת עבודה ולא נתון מאומת.
יש לאמת אותם מול נתוני כוח האדם בפועל לפני שמשתמשים במספרי הפער להחלטת גיוס. במיוחד:
שני עובדים ברשימה אינם משובצים כלל, כי לא הוזכרו בתמלול.
עובד אחד מופיע כמשובץ למרות שנאמר בפגישה שמחפשים לו מחליף.
יש חשד לאי התאמה בשמות בין התמלול לרשימה הרשמית.
01
המתודולוגיה שהמטריצה מיישמת
המטריצה בנויה על ארבעה מודלים מקובלים בתכנון כוח אדם. כדאי להכיר אותם לפני המילוי, כי הם מסבירים למה יש בדיוק את השדות האלה ולא אחרים.
תכנון כוח אדם אסטרטגי
שלושה נתונים לכל יכולת: ביקוש, היצע, ופער. הפער הוא היחיד שמייצר החלטה
הביקוש נמדד במשרות ולא באנשים, כי אדם אחד מכסה כמה תפקידים חלקית
הפער המצטבר במשרות הוא מספר הגיוסים, לא סכום התפקידים החסרים
ארבע דרכי המענה
Build הכשרה פנימית: זול, איטי, מתאים ליכולת נרכשת
Buy גיוס: יקר, מתאים ליכולת ליבה קבועה
Borrow קבלן משנה: מהיר, לא בונה ידע פנימי
Bot אוטומציה: מתאים לעבודה חוזרת ומתועדת
סיכון תלות באדם יחיד
הכלל: לפחות שני אנשים ברמת עצמאי ומעלה בכל תפקיד קריטי
מתלמד אינו גיבוי. הוא הופך לגיבוי רק כשהוא עצמאי
לכן יש כאן רמת מיומנות לכל שיבוץ, ולא רק אחוז משרה
בחינת התאמת המבנה
מבנה שלא נגזר מהאסטרטגיה מייצר עומס במקום אחד וקיבולת פנויה באחר
שני הסימנים למבנה לא מותאם: אדם מעל 100 אחוז, ואדם עם קיבולת פנויה גדולה
שניהם מופיעים בטבלת העובדים, ושניהם מצדיקים שינוי תפקיד לפני גיוס
איך קוראים את המטריצה
כל שורה היא תפקיד. לכל תפקיד קובעים קריטיות, כמה משרות נדרשות בפועל, ומי מבצע אותו היום ובאיזה אחוז משרה ובאיזו רמה. הכיסוי מחושב אוטומטית: תפקיד עם פחות משני אנשים ברמת עצמאי מסומן כתפקיד ללא גיבוי, גם אם אחוזי המשרה בו מספיקים.
02
מטריצת התפקידים
כל שינוי נשמר מיד בשרת ונראה לשאר המנהלים תוך 20 שניות. אם מישהו אחר שינה את אותה שורה בינתיים, השינוי לא ידרוס אותו, תופיע הודעה והשדה יתרענן.
הפרדה בין עובד קיים לעובד מתוכנן
כל עובד מסומן כקיים או כמתוכנן להוספה. שיבוץ של עובד מתוכנן מסומן בפס כתום ובתווית מתוכנן, ואינו נספר בחישוב הכיסוי והגיבוי. כלומר תפקיד שיש בו רק עובד שעדיין לא גויס יופיע כתפקיד ללא איש, כי זה מצבו היום. מתחת לסטטוס תופיע שורה שמראה מה יקרה אחרי הגיוס. אחוזי המשרה מוצגים בנפרד: המספר הראשון הוא כוח אדם קיים, והתוספת בכתום היא מה שמתוכנן.
תפקידקריטיותנדרששיבוץ עובדים, אחוז משרה ורמהכיסוי ופער
טוען נתונים מהשרת…
03
תמונת העובדים
אותם נתונים מהזווית ההפוכה. כאן רואים מי עמוס מדי, מי פנוי, ומי מחזיק לבדו תפקיד קריטי. שלוש השורות האלה הן הבסיס להחלטות שינוי תפקיד.
עובד
קיים או מתוכנן
הקצאה כוללת
תפקידים
קריטיים
מחזיק לבד
עומס
04
פילוח וסיכומים
בחרו ממד פילוח כדי לראות איפה מרוכז הפער. הטבלה מתעדכנת לפי הסינון שהוגדר במטריצה.
פילוח
תפקידים
נדרש
קיים
פער
ללא גיבוי
ללא איש
05
יומן שינויים
מי שינה מה ומתי. נכתב אוטומטית בכל כתיבה, ואינו ניתן לעריכה מהממשק.